Journal de caisse PDG / Admin
Le journal de caisse enregistre les espèces qui entrent et sortent d'une caisse, jour par jour, avec leurs pièces justificatives. Chaque journée se clôture par un comptage, validé par une autre personne que le caissier.
Accès
Menu latéral → Finance, Comptabilité & Conformité → Comptabilité OHADA → Journal de caisse
Ou directement via l'URL : /dashboard/accounting/cash-journal
| Action | Droit requis (module financial) |
|---|---|
| Consulter le journal, les caisses, les clôtures et les pièces | Lecture financière |
| Ouvrir une caisse, enregistrer un mouvement, contre-passer, soumettre une clôture | Création financière (le droit du caissier) |
| Valider ou rejeter la clôture d'un autre | Approbation financière (en général le dirigeant) |
Le caissier a donc besoin de la création financière en plus de la lecture : avec la seule lecture, les actions Enregistrer, Clôturer et Contre-passer n'apparaissent pas. Si une action n'apparaît pas, vérifiez votre accès auprès de l'administrateur.
1. La caisse
Une caisse se définit par :
- un code et un nom ;
- un site et un responsable, facultatifs ;
- le compte de caisse, choisi dans le plan comptable de votre organisation ;
- des comptes d'écart (perte et gain), facultatifs, qui reçoivent les écarts de comptage validés ;
- un solde d'ouverture et une date d'ouverture.
2. Enregistrer un mouvement
Un mouvement est une entrée ou une sortie, d'un montant supérieur à zéro.
- Toute sortie exige sa pièce justificative : photo ou PDF (jpeg, png, webp, heic ou pdf, 10 Mo au plus), envoyée avec le mouvement.
- Une entrée sans pièce exige un motif.
- Aucun mouvement ne peut être daté dans le futur, ni avant la date d'ouverture de la caisse.
3. Clôturer la journée
Pour un jour qui a des mouvements, le caissier saisit le montant compté. Le serveur calcule :
| Élément | Calcul |
|---|---|
| Ouverture | Dernier comptage validé, ou solde d'ouverture de la caisse |
| Entrées | Total des entrées du jour |
| Sorties | Total des sorties du jour |
| Solde théorique | Ouverture + entrées − sorties |
| Écart | Montant compté − solde théorique |
Un écart différent de zéro exige un motif écrit.
Les jours se clôturent dans l'ordre, une seule clôture en attente à la fois.
Dès la soumission, ce jour et tous les jours antérieurs de la caisse sont verrouillés : aucun mouvement ne peut être ajouté, modifié ou supprimé, et aucune pièce ne peut être ajoutée, remplacée ou retirée.
4. Valider ou rejeter la clôture
Une autre personne que le caissier, disposant du droit d'approbation financier, examine la clôture :
- Valider : l'écart est enregistré automatiquement comme mouvement sur les comptes d'écart. Le journal égale ainsi toujours l'espèce réellement comptée.
- Rejeter : un motif est obligatoire ; le jour est déverrouillé pour correction puis nouvelle soumission.
Le caissier peut retirer sa propre soumission en la rejetant avec un motif.
5. Corriger après clôture : la contre-passation
Un jour clôturé ne se modifie jamais. Pour corriger un mouvement, enregistrez une contre-passation datée d'un jour encore ouvert :
- même montant que le mouvement d'origine ;
- sens opposé (une entrée annule une sortie, et inversement) ;
- référence au mouvement d'origine, qui garde sa date de valeur.
Puis, si besoin, saisissez le mouvement correct. Ce principe suit l'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable et à l'information financière (art. 20 et 22) : une écriture enregistrée ne s'efface pas, elle se corrige par une écriture inverse.
Le rapprochement bancaire n'est pas inclus dans cette version du journal de caisse ; il fera l'objet d'une phase ultérieure.