Gestion documentaire (GED) Tous les rôles
Centralisez, organisez et partagez tous les documents de l'entreprise avec stockage sécurisé et isolation multi-tenant.
Accès
Menu latéral → Documents
Ou directement via l'URL : /dashboard/documents
Vue d'ensemble
La GED (Gestion Électronique de Documents) de Kaltiv permet de stocker, organiser et retrouver rapidement tous les documents de l'entreprise, avec des permissions granulaires par rôle et une isolation totale des données entre tenants via Supabase Storage.
Fonctionnalités principales
Bibliothèque de documents
Route : /dashboard/documents
- Vue liste ou grille des documents
- Recherche plein texte et filtrage par catégorie
- Tri par date, type ou nom
- Indicateurs de taille et de date de modification
Catégories de documents
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| RH | Contrats, avenants, fiches de poste |
| Paie | Bulletins de salaire, déclarations CNPS |
| Légal | Registre de commerce, statuts, licences |
| Finance | Bilans, factures, relevés bancaires |
| Agriculture | Rapports de récolte, certifications |
| Formation | Supports pédagogiques, attestations |
| Autre | Documents divers |
Téléversement de documents
| Champ | Description |
|---|---|
| Fichier | PDF, Word, Excel, image (max 50 Mo) |
| Titre | Nom descriptif du document |
| Catégorie | Classification pour le filtrage |
| Description | Notes ou contexte optionnel |
| Employé lié | Association à un dossier employé |
| Visibilité | Privé, équipe ou public (dans le tenant) |
Dossier employé
Chaque employé dispose d'un espace documentaire personnel accessible depuis son profil :
- Contrat de travail
- Bulletins de paie archivés
- Certificats et diplômes
- Documents administratifs (carte d'identité, permis)
- Évaluations de performance
Gestion des versions
Le système conserve l'historique des versions pour chaque document :
- Numéro de version automatique
- Auteur de la mise à jour
- Date et heure de modification
- Possibilité de restaurer une version antérieure
Partage et permissions
| Permission | Description |
|---|---|
| Lecture | Consulter et télécharger |
| Modification | Mettre à jour et ajouter des versions |
| Suppression | Supprimer définitivement (Admin uniquement) |
| Partage | Générer un lien sécurisé temporaire |
Isolation multi-tenant
- Chaque entreprise dispose de son propre espace de stockage isolé
- Les documents d'un tenant ne sont jamais accessibles par un autre
- Chiffrement des fichiers au repos et en transit
- Audit trail de tous les accès et téléchargements
Comment utiliser
Téléverser un document
- Accédez à
/dashboard/documents - Cliquez sur + Nouveau document
- Glissez le fichier ou utilisez le sélecteur
- Renseignez le titre et la catégorie
- Associez à un employé si nécessaire
- Définissez la visibilité
- Cliquez sur Enregistrer
Retrouver un document
- Utilisez la barre de recherche pour une recherche plein texte
- Filtrez par catégorie ou employé
- Triez par date ou alphabétiquement
- Cliquez sur le document pour l'ouvrir ou le télécharger
Mettre à jour un document
- Ouvrez la fiche du document
- Cliquez sur Mettre à jour
- Téléversez la nouvelle version
- L'ancienne version est archivée automatiquement
Rôles & permissions
| Rôle | Capacités |
|---|---|
| Admin / PDG | Accès complet, suppression, gestion des permissions |
| Administrateur RH | Gérer tous les documents RH et paie |
| Manager | Gérer les documents de son équipe |
| Superviseur | Téléverser et consulter les documents partagés |
| Employé | Consulter ses propres documents |
FAQ
Q : Quels formats de fichiers sont acceptés ? PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), images (JPG, PNG) et archives ZIP. La taille maximale est de 50 Mo par fichier.
Q : Les bulletins de paie sont-ils automatiquement archivés ici ? Oui. Les bulletins générés dans le module Paie sont automatiquement enregistrés dans la GED et liés au dossier de l'employé correspondant.
Q : Peut-on partager un document avec une personne externe à l'entreprise ? Oui, via la fonctionnalité de lien sécurisé avec date d'expiration. Le lien ne donne accès qu'au document spécifié.
Les documents RH et paie contiennent des données personnelles sensibles. Limitez l'accès au personnel habilité et ne partagez pas les liens sécurisés sans autorisation.