Gestion des employés Administrateur RH

Consultez, créez et gérez les dossiers de tous les employés de votre organisation.

Accès

Menu latéral → Ressources Humaines → Employés

Ou directement via l'URL : /dashboard/employees

Vue d'ensemble

La liste des employés affiche tous les collaborateurs enregistrés dans le système.

Donnée	Valeur actuelle
Employés actifs	~40
Employés inactifs	~300 (historique)
Total	~340

Recherche et filtres

Utilisez la barre de recherche en haut pour trouver rapidement un employé :

• Par nom : Tapez le nom ou prénom
• Par département : Filtrez par service
• Par statut : Actif, Inactif, Suspendu
• Par rôle : Admin, Administrateur RH, Manager, Superviseur, Employé

Consulter un employé

Cliquez sur une ligne du tableau pour accéder au dossier complet :

• Informations personnelles : Nom, prénom, date de naissance, contact
• Informations professionnelles : Poste, département, parcelle assignée, date d'embauche
• Documents : Contrat, pièce d'identité, certificats
• Historique : Congés, formations, évaluations

Créer un employé

1. Cliquez sur le bouton + Nouvel employé
2. Remplissez les informations obligatoires :
   • Nom et prénom
   • Email (optionnel)
   • Département
   • Poste
   • Date d'embauche
   • Parcelle de travail
3. Cliquez sur Enregistrer

Conseil

Assignez toujours une parcelle de travail à l'employé pour faciliter le suivi des opérations terrain.

Modifier un employé

1. Ouvrez le dossier de l'employé
2. Cliquez sur Modifier
3. Effectuez vos changements
4. Cliquez sur Enregistrer

Fiche importée avec un nom ou un prénom manquant

Si le nom ou le prénom était déjà vide dans une fiche importée, vous pouvez modifier les autres informations du dossier sans remplir ce champ. Laissez l'information inconnue tant qu'elle n'est pas confirmée : ne saisissez pas de nom supposé ni de valeur de remplacement pour débloquer le formulaire.

Un nom ou un prénom déjà renseigné ne peut pas être effacé lors de cette modification.

Cette possibilité concerne uniquement la modification d'une fiche existante. À la création d'un employé, le nom et le prénom restent tous les deux obligatoires.

Joindre et consulter les documents de l’employé

Enregistrez d’abord la fiche employé : pendant la création, les pièces jointes sont désactivées et un message explique cette étape.

Pour un employé déjà enregistré, ouvrez Modifier, puis la section Documents des informations personnelles. Choisissez le type et le fichier, ajoutez une description si nécessaire, puis utilisez le bouton de téléversement. L’envoi du document est une action distincte de l’enregistrement des autres informations de la fiche.

Les pièces jointes sont rattachées à l’employé dans la GED. Retrouvez-les dans sa fiche ou dans la gestion des documents. L’ouverture d’un fichier utilise un lien temporaire ; ne conservez pas ce lien comme adresse permanente. Les règles de format et de taille sont vérifiées avant l’envoi.

Avant tout nouvel envoi, le formulaire lit l’état des envois de ce dossier. Pendant cette lecture, ou si elle échoue, le bouton d’envoi reste désactivé. Utilisez Relire l’état des envois si cette vérification est indisponible : cette action n’envoie aucun fichier.

Si un envoi reste à confirmer, utilisez Vérifier l’envoi depuis le même compte et le même dossier, y compris après avoir rechargé la page ou changé d’onglet. Cette action vérifie le fichier déjà envoyé et son rattachement ; elle ne renvoie pas le fichier. Une confirmation permet de relire les documents du dossier et termine cet envoi.

Si la lecture des documents est indisponible, le message d’erreur ne signifie pas que le dossier ne contient aucun document. Une absence, un refus ou une vérification non concluante ne prouve pas qu’un ancien envoi a échoué. Ne renvoyez pas le fichier et ne le supprimez pas pour recommencer. Conservez le message et sollicitez votre administrateur RH si la vérification reste non concluante.

Statuts des employés

Statut	Description
Actif	Employé en poste, visible dans les sélecteurs
Inactif	Ancien employé, conservé pour l'historique
Suspendu	Employé temporairement mis à l'écart

Important

Seuls les employés Actif apparaissent dans les formulaires de saisie (travail journalier, paie, congés).

Inviter votre équipe (comptes de connexion)

Une fiche employé ne donne pas accès à l'application : pour qu'un employé se connecte, il faut l'inviter (aucun mot de passe n'est saisi par vous — l'invité définit le sien via le lien reçu par email).

1. Depuis la liste des employés, sélectionnez un ou plusieurs employés, puis cliquez sur « Invitation en masse » (ou passez par Administration > Gestion des utilisateurs pour une invitation individuelle).
2. Vous pouvez aussi importer un CSV : la correspondance avec les fiches se fait par matricule.
3. Choisissez le rôle — vous ne pouvez pas attribuer un rôle supérieur au vôtre.
4. Un rapport ligne par ligne confirme chaque invitation (invitée, déjà invitée, erreur). Relancer une invitation est sans risque : aucun doublon n'est créé.

Détails complets (plafond de rôle, lien expiré, Nouveau client) : voir Administration & Sécurité.